Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
1- Background
Ancré dans le programme pays du PNUD (2021-2025), et s'appuyant sur les leçons de son portefeuille ODD16+ (2018-2023), ainsi que sur une analyse des vulnérabilités, de la dynamique des parties prenantes et des capacités, le PNUD, en collaboration avec ses partenaires nationaux, a développé un nouveau portefeuille, intitulé, "La gouvernance en tant que levier du développement socio-économique en Tunisie". Il engagera les institutions, la société civile et le secteur privé à tirer parti d'une gouvernance redevable et efficace pour accélérer le développement socio-économique par le biais d'une approche intégrée basée sur les zones qui place les personnes au centre des solutions locales. L'intervention du portefeuille part du principe qu'une société juste, sans corruption, et où les personnes vulnérables sont incluses dans la recherche de solutions à travers des partenariats entre les institutions publiques, la société civile et le secteur privé, pourrait accélérer les progrès vers la Vision 2035 de la Tunisie et son Plan National de Développement 2023-2025.

Afin de soutenir les efforts du gouvernement pour mettre en œuvre des réformes prévues et à maîtriser les défis susmentionnés, le portefeuille proposé vise à contribuer au développement durable en Tunisie, et cela à travers un appui aux résultats escomptés suivants :

• Effet 1 : La transparence et la redevabilité sont effectivement renforcées afin de prévenir la corruption aux niveaux local et national et de promouvoir la prestation équitable de services de qualité à la population.
• Effet 2 : Les droits des personnes vulnérables au développement local et à une vie décente sont garantis grâce à un accès inclusif aux services et aux opportunités économiques.
• Effet 3 : Les personnes ont accès à leurs droits et renforcent leur confiance dans des services de sécurité et de justice plus réactifs, centrés sur les personnes et respectueux des droits humains.
• Effet 4 : Données produites et analysées pour assurer une gestion adaptative, une programmation de qualité et un renforcement des résultats du programme.

Dans ce cadre, et afin d’appuyer la gestion administrative et logistique des activités du portefeuille dans la région du sud-est, le PNUD Tunisie se propose de recruter un[e] assitant[e] administratif[ve] et logistique. Il[elle] agira sous la supervision et la coordination du Area Manageret en collaboration avec les équipes opérationnelles et techniques basés à Tunis. 

2- Duties and Responsibilities

L’associe[e] administratif[ve] et logistique aura pour mission de :

a- Soutenir administrativement et financièrement la mise en œuvre du portefeuille en coordonnant avec les assistants[e]s admnistratif[ves] des effets et en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Veiller au respect des règles et procédures du PNUD en matière d’achat et de gestion financière et notamment à travers les outils numériques dédiés dans ce contexte
• Assurer le suivi budgétaire et gérer les trésoreries
• Préparer les documents et requêtes de paiement, la tenue des dossiers financiers, les rapports financiers et les révisions budgétaires du projet
• Etablir les états financiers (décaissements et rapprochement bancaire) des activités
• Préparer les révisions budgétaires
• Assurer le bon déroulement des procédures d’octroi de subvention des partenaires techniques et financiers au sein du PNUD en coordonnant avec les équipes associées.

b- Assurer la bonne logistique des activités organisées par le portefeuille dans la région du sud-est tunisien :

• Appuyer la préparation logistique des activités organisées dans le sud est tunisien en respectant les procédures standards et en coordonnant avec l’assistant[e] administratif[ve] et l’équipe de projet [assurance qualité des TDR, réquisition sur quantum, coordination avec les prestataires et participant[e]s, ou toute tâche jugée nécessaire] 
• Assurer le bon déroulement des activités à travers une supervision logistique, la signature des fiches de présence, gestion du matériel, coordination avec les prestataires etc.
• Traiter et préparer la documentation relative à la bonne clôture des activités [collecte et révision des factures, préparation des dossiers de paiement etc] en collaboration avec l’assitant[e] admnistratif[ve].

c- Favoriser une bonne connaissance et collaboration avec des fournisseurs et prestataires de services basés dans la région sud-est :

• Appuyer l’identification de fournisseurs et prestataires de services basés au sud selon les normes et procédures du PNUD
• Appuyer la coordination avec les prestataires de service pour assurer le respect des délais ou toute autre tâche inhérente
• Appuyer le suivi des engagements contractuels des prestataires de services logistiques, y compris l’appui à l'évaluation de la performance auprès des services compétents du PNUD.

d- Appuyer la planification du portefeuille :

• Participer à l’élaboration des PTA tenant compte du cadre de résultats et des ressources disponibles
• Participer à l’élaboration des plans de recrutements et des plans d’achats annuels
• Préparer et communiquer dans les délais les besoins estimatifs pour l’organisation des événements du projet et les besoins en trésorerie.

e- Appuyer le renforcement de capacités du bureau du PNUD Tunisie en matière de gestion administrative ou tout domaine associé :

• Collaborer de manière très étroite avec les assistants[e]s administratif[ves] des effets, les équipes de projets, et associé[e] de programme dans la préparation des dossiers et au respect des procédures dans la mise en œuvre des activités
• Participer et/ou animer des sessions de formation/travail au profit de l’équipe du PNUD et le cas échéant aux partenaires sur la gestion administrative ou tout domaine associé
• Contribuer de manière active aux réunions de portefeuille et prodiguer des conseils stratégiques aux membres de l’équipe sur la gestion administrative
• Contribuer à la cartographie des processus administratifs du bureau de liaison et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard internes.

L’associe[e] administratif[ve] et logistique sera appelé[e] à exécuter d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

 3- Institutional Arrangement

L’associe[e] administratif[ve] et logistique recruté[e] accomplira les tâches qui lui incombent, conformément au descriptif ci-dessus indiqué, et Il[elle] agira sous la supervision et la coordination du  Area Manageret en collaboration avec les équipes opérationnelles et techniques basés à Tunis. Selon l’approche intégrée du portefeuille, l’associe[e] administratif[ve] et logistique travaillera d’une manière transversale, en collaboration avec toutes les équipes responsables de la mise en œuvre des Effets du portefeuille. 

4- Competencies 

Core :

Obtenir des résultats

: NIVEAU 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais impartis.

Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations. 

Apprenez continuellement: NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d'information.

Adaptez-vous avec agilité : NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible autres, établit des relations positives.

Agissez avec détermination

: NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d'agir calmement face à l'adversité, est assuré(e).

S’engager et s’associer : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, établit des relations positives.

Favoriser la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécie/respecte les différences, est conscient des préjugés inconscients, fait face à la discrimination. 

Compétences transversales et technique :

Gestion d’entreprise : Orienté vers le client :

Capacité à réagir de manière appropriée avec un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à obtenir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre ;Contribuer à l'élaboration d'une stratégie de service à la clientèle ;Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients ;Être capable d'anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.

Direction et Stratégie d’entreprise : System Thinking :Capacité à utiliser une analyse objective des problèmes et à faire preuve de discernement pour comprendre comment des éléments interdépendants coexistent au sein d'un processus ou d'un système global, et pour examiner comment la modification d'un élément peut avoir un impact sur d'autres parties du système.

Gestion d’entreprise : La gestion des operation : Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l'Organisation afin de convertir ses actifs en résultats optimaux de la manière la plus efficace ;Connaissance des concepts et mécanismes pertinents.

Gestion d’entreprise : Communication : Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l'écrit qu'à l'oral ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction de l'auditoire ; Capacité à gérer la communication interne et externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés.

Gestion de partenariats : Gestion de relations : Capacité à s'engager avec un large éventail de partenaires publics et privés, à établir, maintenir et/ou renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle.

Gestion d’entreprise : Travaille en se basant sur des évidences : Capacité à inspecter, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d'éclairer les conclusions et de soutenir la prise de décision.

5- Travel

Être disposé à se rendre régulièrement sur les sites des projets du PNUD et de ses partenaires.

6- Required Skills and Experience

Education :

• Etudes secondaires requis ou
• Un diplôme universitaire en gestion, administration, management, finances, et/ou domaine équivalent sera dument pris en considération mais pas un requis. 

Expérience :

• Au moins six [06] années d’expérience [avec un diplôme de fin d'études secondaires] ou trois [03] années [avec une licence] d'expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou logistique est requis.

Aptitudes et compétences requises :

• Connaissance pratique/experience des outils de gestion et de suivi 
• Maitrise des outils informatiques. 

Aptitudes et compétences supplémentaires souhaitées :

• Au moins une expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou logistique au sein d’une organisation internationale de développement serait un atout.
• Une expérience pertinente au sein du PNUD ou avec d’autres agences du Système des Nations Unies serait un atout. 
• Des certifications en administration sont souhaitables. 

Langues:

• Maîtrise de la langue arabe et française est exigée.
• Une connaissance de la langue anglaise est un avantage.

Disclaimer
Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders) 
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination

UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  

UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status. 

Scam warning

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